近期，清溪鎮(zhèn)利用檔案憑證，通過談判成功追回了4宗30年期的廠房產(chǎn)權(quán)，涉及總土地面積25835平方米，總建筑面積47617平方米，總價值約2億元。
數(shù)十年的到期產(chǎn)權(quán)之所以能及時追回，得益于清溪鎮(zhèn)高度重視檔案工作，創(chuàng)新物業(yè)資產(chǎn)檔案管理，第一時間有效發(fā)揮了檔案憑證支撐作用。清溪鎮(zhèn)的檔案創(chuàng)新做法還得到了東莞市檔案管理部門的充分肯定，已被推薦參評國家經(jīng)濟(jì)科技檔案工作創(chuàng)新案例。
堅持技術(shù)創(chuàng)新
提升合同檔案管理
地處粵港澳大灣區(qū)腹地的東莞市清溪鎮(zhèn)，經(jīng)過改革開放40多年的充分發(fā)展，政府部門統(tǒng)籌開發(fā)了大量土地資源、建設(shè)了大量廠房，招引了大量外資、內(nèi)資前來投資辦實業(yè)。
在這一過程中，清溪鎮(zhèn)政府積累了大量集體經(jīng)營性資產(chǎn)，也簽訂了大量經(jīng)濟(jì)合同。為充分管理好、經(jīng)營好龐大的集體資產(chǎn)，清溪鎮(zhèn)早于十多年前就已委托信息技術(shù)公司開發(fā)“清溪鎮(zhèn)物業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)”，同時應(yīng)用了檔案管理系統(tǒng)，對經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行檢索、數(shù)據(jù)化及本異地災(zāi)備。但隨著時代的發(fā)展，這兩套系統(tǒng)功能逐漸顯現(xiàn)不適應(yīng)形勢發(fā)展情況，難以滿足實際需要。
為此，清溪鎮(zhèn)堅持技術(shù)創(chuàng)新，充分利用現(xiàn)代數(shù)字化、信息化技術(shù)手段為檔案管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，將檔案管理系統(tǒng)和清溪鎮(zhèn)物業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)通過合同關(guān)鍵詞索引關(guān)聯(lián)，充分利用兩套系統(tǒng)的優(yōu)點和長處，做到既可以在物業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)中便捷查詢經(jīng)濟(jì)合同收款、付款數(shù)據(jù)等信息，又可以在檔案管理系統(tǒng)中檢索查閱到該份合同的電子掃描件，根據(jù)需要還可找出原件位置。物業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)還設(shè)置了合同到期預(yù)警模塊，能夠及時提醒用戶合同到期時間，從而使工作人員及時跟進(jìn)處置。
活化檔案資源
更好服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)
目前，清溪鎮(zhèn)80年代末期簽訂的30年期限的用地合同已經(jīng)到期，當(dāng)年的領(lǐng)導(dǎo)、工作人員大部分已經(jīng)退休或者輪崗，如不跟蹤處置，可能會導(dǎo)致這部分國有（集體）資產(chǎn)流失。
通過物業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的預(yù)警，資產(chǎn)公司及時查看原合同，根據(jù)合同條款及時介入談判，僅2020年就由此收回了3宗到期廠房產(chǎn)權(quán)，涉及總土地面積9335平方米，總建筑面積16659平方米。此外，還協(xié)助村集體收回了1宗到期廠房產(chǎn)權(quán)，涉及土地面積16500平方米，建筑面積30958平方米。按廠房建筑4000元/平方米計算（略低于市場價），收回鎮(zhèn)村共4宗廠房產(chǎn)權(quán)的總價值1.905億元。
目前，清溪資產(chǎn)公司正在為追回2020年第5宗到期廠房產(chǎn)權(quán)司法訴訟提供檔案憑證支撐，預(yù)計將追回產(chǎn)權(quán)總價值約9300萬元；而對2021年到期的合同，鎮(zhèn)政府也提前介入談判。
可以說，通過檔案的管理和檔案信息資源的開發(fā)利用，充分體現(xiàn)了檔案工作服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的價值。一是充分挖掘了經(jīng)濟(jì)合同潛在的價值，最大限度地保護(hù)了鎮(zhèn)集體資產(chǎn)；二是理順了單位內(nèi)部工作的流程，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同檔案的規(guī)范化管理，特別是解決了因工作人員更換而出現(xiàn)的工作事項、信息無法有效全面銜接的問題；三是實現(xiàn)檔案信息利用高效率，減少了紙質(zhì)檔案翻閱的頻率，延長檔案保管壽命；四是充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)合同檔案利用價值，利用檔案憑證作用，保障國有（集體）權(quán)益，為全鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展提供有力支持。